Desde finales del 2009 trabajo en el área de Gerencia de Proyectos de Tecnología y es algo que jamás pensé me llegara a gustar tanto. Al finalizar el año 2010 me plantee un objetivo muy claro y era el formalizar, aumentar y mejorar mis conocimientos en la Administración de proyectos. Esta profesión es algo que nunca es, ni será un trabajo de rutina, ya que con solo el hecho de revisar una de las características de un proyecto, como único e irrepetible, nos puede indicar que nunca se realizan labores repetidas o idénticas, ya que cada proyecto tiene su propia naturaleza y condiciones que lo caracterizan. Este trabajo que me ha permitido aprender bastante de muchas disciplinas, labores, culturas y formas de ser de las personas. Aunque bien yo trabajo en tecnología, el administrar proyectos de TI, es un mundo diferente.
En mi lugar de trabajo, la administración formal de proyectos existe desde hace algunos años a nivel de casa matriz y otros países a nivel internacional, pero en Costa Rica es un área que nació hace 2 años y que desde entonces se ha trabajado bastante por enrumbar el barco por el camino adecuado. Creo que lo más difícil en este tiempo es el poder hacer que todos los miembros de la organización trabajen en función de los estándares y políticas que hemos implementado en torno a la administración de proyectos. En 2 años hemos implementado una Oficina de Proyectos (PMO), portafolios de proyectos, políticas, procedimientos y plantillas para la administración interna de proyectos.
Este año inicie mi proyecto personal para estudiar la Maestría en Administración de Proyectos. Al inicio pensaba que iba a aprender bastante pero hasta el tercer o cuarto curso, pero no fue así. Al finalizar mi primer curso de la Maestría me he dado cuenta que no todo lo teníamos ya implementado en mi trabajo, ya que así lo creía yo; en realidad esto es todo un mundo y me he dado cuenta que falta mucho por hacer y mejorar.
En mi poca experiencia en proyectos ya he utilizado herramientas y documentos tales como el plan de proyecto, minutas, cronogramas, EDTs , documentos de cierres, etc., pero lo bueno es que ya he aprendido lo completos y eficientes que pueden ser estos documentos y herramientas, más allá del uso que yo les daba. Lo segundo que quiero abordar en este ensayo, es lo que ya he aprendido sobre el liderazgo y responsabilidad que tiene un Director, Gerente o Administrador de proyectos, ya que es algo que muchas veces lo vemos de lejos, pero que es muy importante se tenga bien claro.
Antes del curso, solo llenaba los documentos o plantillas de proyectos por cumplir en cierta forma los requerimientos para la formalización e inicio de un proyecto, pero ahora ha cambiado mi perspectiva de esto. He aprendido primero que gran parte del tiempo de un Administrador de proyectos se debe invertir en documentar; también he aprendido lo importante que es toda la documentación que sugiere el PMBok, ya que este es nuestro principal insumo para poder determinar el alcance de un proyecto, riesgos, presupuesto y muy importante, el dejar por escrito cuales son los requerimientos y soluciones planteados para el proyecto, lo cual nos evitará malentendidos y permitirá dejar claro desde el inicio que se puede y que no se puede cumplir en el proyecto.
He trabajado ya en la elaboración de planes de proyecto diversos, pero debo aceptar que ninguno ha sido tan completo como lo sugiere el PMBoK 4ta edición en su sección 3.4.1. EL desarrollo del plan para la Dirección de proyecto es el que nos define por ejemplo claramente cuales son los tiempos, costo, recursos, calidad, alcance (lo que no se puede y lo que si se puede cumplir), etc. Empezando por esto aquí ya he identificado la primera acción que debo tomar en mi trabajo, y es el poder contribuir e implementar un documento de Dirección de Plan de Proyectos completo que sirva como plantilla para todos los proyectos de la compañía en donde se consideren la mayor cantidad de aspectos posibles.
Otro tema que me interesó mucho y que no aplicaba en mi trabajo es la definición de los Stakeholders del proyecto. Como parte de una de las tareas de este curso, tuvimos que realizar una matriz de involucramiento de los Stakeholders del Proyecto. Para este caso, decidí diseñar mi propia matriz, para lo cual investigue un poco sobre los distintos tipos de matrices que hay y tomé a mi parecer lo mejor de todas. Cree la matriz en Excel e incorporé las dimensiones que definen un Stakeholder versus la influencia, importancia y relación; estableciendo colores que identifiquen de primera vista cuales son aquellos Stakeholders que pueden influir mas o menos en el éxito de un proyecto. En lo personal esto me gustó mucho, ya que me permitió entender bien el objetivo de la matriz y ahora ya la pude incorporar y poner en uso en un proyecto que estoy iniciando en mi trabajo.
Revisando también el ámbito de acción y las responsabilidades de la Oficina de Proyectos (PMO), he identificado en el curso ya algunas oportunidades de mejora, tales como el poder dar un mejor apoyo en la ejecución de los proyectos, buscar estandarizar la utilización de los mismos documentos y plantillas para proyectos y una correcta administración de los portafolios según la estructura y el plan estratégico que ya hay definidos, con el fin de fortalecer la PMO y evitar que por el contrario se pierda de vista la importancia de esta oficina en la organización, para con esto dar mayor fuerza al hecho de que por medio de la correcta administración y ejecución de los proyectos, es que se pueden alcanzar los objetivos y metas planteadas.
Lo segundo que quiero rescatar de lo que he aprendido al finalizar este primer curso, es lo importante de la responsabilidad y gestión que envuelve la responsabilidad de un Administrador de Proyectos, cosa que sinceramente antes pasaba por alto hasta que leí una y otra vez el código de ética del PMI, tanto así que ahora lo tengo entre mis documentos importantes de trabajo. Es interesante tomar consciencia de de la verdadera responsabilidad que envuelve esta profesión, ya que no es simplemente dirigir y planificar; es el creerse primero uno mismo que el éxito del proyecto depende del verdadero involucramiento, control y seguimiento que se le dé y del hecho de incentivar a cada momento el trabajo de equipo y no de grupo. Desde que comprendí que si algo sale mal o sale bien, el primer responsable de eso soy yo, he hecho mayor consciencia de la importancia con la que debo asumir mi rol y que todo lo que aprenda en esta Maestría y lo que pueda extraer y aprender del PMBoK, será una gran ayuda para que con mi conocimiento y mis correctas gestiones, personales pueda aumentar las probabilidades de éxito de los proyectos que yo llegue a administrar.
Para concluir, quiero comentar que ahora más que al inicio de la Maestría, ha aumentado mi nivel de interés por la carrera y por todo lo que me falta por aprender, ya que me gusta lo que hago y por lo tanto, me apasiona el saber todo lo que puedo y me queda por conocer con tal de llegar a ser un Administrador de Proyectos reconocido y que por ende, los proyectos que yo llegue a administrar sean exitosos, colaborando así a que la organización donde trabaje pueda alcanzar los objetivos y metas según los planes estratégicos que tenga planteados.
Bibliografía
- Project Management Institute. (2008). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®), Cuarta Edición.
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